秘書實務(wù)實訓(xùn)

　　模塊一 辦會

　　案例一 會前準(zhǔn)備如何做

　　【職業(yè)情景】

　　波揚公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品定貨會。參加的有本單位、外單位的人員。總經(jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。租界放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會議召開的時間是8月9日上午十點整，而資料放映的時間是十點十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點四十五分必須準(zhǔn)時把放映機(jī)送到黎明大廈的會議廳。

　　9日上午，會議開幕前，波揚公司的秘書們正在緊張到做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓以陸續(xù)進(jìn)廠，劉小姐心急如焚`````` 思考題：

　　1、 假如你是劉小姐，對節(jié)下區(qū)可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？

　　2、 假如放映機(jī)在十點十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議程？ 3、 向總經(jīng)理報告后，你還應(yīng)該做些什么？

　　4、 召開大型會議前各種準(zhǔn)備工作，包括印象、電子類裝置應(yīng)提前多少時間安排？

　　案例二 會務(wù)準(zhǔn)備要細(xì)致、周密

　　【職業(yè)情景】

　　一次某地當(dāng)代表大會的開幕式上，會務(wù)人員未能按大會主持人宣布的程序播放國際歌，雖得到補救，但終是一件憾事，并受到批評。

　　事情發(fā)生的過程是，會務(wù)組會前起草的“大會開幕式程序（送審稿）”中列有“奏（或播放）國際歌”的一項。大會秘書處一位負(fù)責(zé)人審稿時，擬把此項放在大會閉幕式進(jìn)行，于是把此一項目在開幕式的程序中刪掉了。后來大會秘書處主要負(fù)責(zé)人定稿時，又把該項圈了回來。會務(wù)組的同志憑印象只記住已刪掉奏國際歌此項程序，而對后來又被圈了回來一事，未家注意，因此對于在大會上宣布“奏國際歌”時無法奏出，一時形成了冷場。幸好會務(wù)組長急中生智，立即上臺揮拍領(lǐng)唱，這樣才圓了場。會后領(lǐng)導(dǎo)同志捉，這一事故該給予批評，吸取教訓(xùn)。但在關(guān)鍵時刻能得到即使不久，這是好的，這一點值得表揚。 思考題：

　　本案例中，會務(wù)準(zhǔn)備方面存在哪些問題？

　　案例三 “時裝秀”方案

　　【職業(yè)情景】

　　某服裝集團(tuán)為了開拓夏季服裝市場，擬召開一個服裝展示會，推出一批夏季新款時裝。秘書小李擬了一個方案，內(nèi)容如下：

　　1.會議名稱：“服裝集團(tuán)夏季時裝秀”。

　　2.參加會議人員：上級主管部門領(lǐng)導(dǎo)2人；行業(yè)協(xié)會代表3人；全國大中型商場總經(jīng)理或業(yè)務(wù)經(jīng)理以及其他客戶約150人；主辦方領(lǐng)導(dǎo)及工作人員20名。另請模特公司服裝表演隊若干人。

　　3.會議主持人： xx集團(tuán)公司負(fù)責(zé)銷售工作的副總經(jīng)理。 4.會議時間：XX年5月18日上午9點30至11點。

　　5.會議程序：來賓簽到，發(fā)調(diào)查表。 展示會開幕、上級領(lǐng)導(dǎo)講話。 時裝表演。展示活動閉幕、收調(diào)查表，發(fā)紀(jì)念品。

　　6.會議文件：會議通知、邀請函、請柬。 簽到表、產(chǎn)品意見調(diào)查表。 服裝集團(tuán)產(chǎn)品介紹資料。 訂貨意向書、購銷合同

　　7.會 址：服裝集團(tuán)小禮堂。

　　8.會場布置：藍(lán)色背景帷幕，中心掛服裝品牌標(biāo)識， 上方掛展示會標(biāo)題橫幅。 搭設(shè)t型服裝表演臺，安排來賓圍繞 就座。 會場外懸掛大型彩色氣球及廣告條幅。