秘書實務實訓

　　為響應總公司號召，早日實現維行進入“規模500強，品質400優”的目標，該公司準備開展“扎實基礎、提升品質”的活動，主要形式是主題演講會、合理化建議征文。各部門必須在近期內上報活動開展情況。按照活動方案要求：演講會每月一個主題，全體員工必須參加，合理化建議活動每月評選出三篇優秀征文上報，定期上報活動組織和進行情況。

　　發文處理：

　　根據上述內容，制發一份通知。發文工作分4個場景。

　　1、公司經理將秘書劉某叫到辦公室，對她說明了此次活動的目的和要求，讓她們馬上寫一份通知。劉某將經理的話記錄下來，回到自己的辦公室，開始擬寫通知。

　　要求演示領導交擬和秘書撰寫通知的過程，并制作出通知的初稿。

　　2、初稿完成后，劉秘書將此通知寫在統一的發文稿紙上，拿給經理看，經理經審核簽字同意發出。

　　請演示領導審核簽字的過程。

　　3、劉秘書將此份通知編上發文字號，寫在發文稿紙相應的欄目中，然后檢查拿到文印室，交給打字員小郭打印成正稿，打印份數為30份。

　　請演示秘書編號印制文件的過程。

　　4、第二天上午，劉秘書將打印好的通知從文印室取回，逐一蓋章，并在發文登記表上填寫好有關內容，再分別封好。

　　請演示秘書發文登記的過程。

　　案例二 郵件收進的程序

　　沈小姐是某公司總經理的秘書，一清早進入辦公樓，就到公司租用的信箱中把郵件取了出來，用專用信貸裝好，提著走進了自己的辦公室。略微整理了一下，就坐在自己的辦公桌前開始工作了。

　　沈小姐數了下信件的數量，一共21件。她先把公函和私人信函分開，把有密級要求的、標有“某某親啟的信件分開。然后她根據收件部門的名稱分類：有5封信是人事科的；7封信是銷售科的；1封是財務科的；1封寫著教育科的，但公司沒有這個部門，她把這封信歸到培訓部去了；1封信上寫總經理親啟；另2封是總經理辦公室的；剩下的4份是報紙雜志。

　　沈小姐拿出郵件登記簿，邊登記邊分檢。所有的來函和郵件都登記在冊了，也按部門分檢歸類了。接著沈小姐把總經理親啟的那封信放在總經理的辦公桌上，把其他信放在各個部門的專用信格里，留下了2份報紙，2封總經理辦公室的信。

　　在拆信前，她先把信拿到光亮地方照了下，一封信的信紙拆得幾乎與信封一樣大小，沈小姐只好把信在桌上磕了十幾下，盡可能使信紙沉落下去，然后取出剪刀，小心翼翼地剪開了信口。把信封內的信紙一一站開，蓋上日戳，再用回形針把信紙和信封一一別住。一封信寫名有三份附件，但沈小姐仔細檢查，只找到二分附件，她用紅筆在信紙上寫下：“缺少一份附件”，然后簽上了自己的姓名。她想，這封信讓總經理來處理吧。

　　另一封是對本公司提出業務方面意見的客戶來信，按照慣例，沈小姐決定立即復信。她寫到：

　　郭思源先生：

　　非常感謝您對我公司的關心。您所提到的服務質量和態度問題，我們正在研究改進，希望在不久之后，您看到的將是新的面貌。希望我們繼續合作。再次向您致謝。敬請安好。

　　奇斯公司敬上 XX年5月6日 擬寫復信搞，本已坐到電腦前的沈小姐想了一下，還是拿出了鋼筆，手寫謄抄了一遍，并寫好了信封，填好了發函登記。