秘書實務實訓

　　9.會議用品：紙、筆等文具。飲料。照明燈、音響設備、背景音樂資料。 足夠的椅子。 紀念品(每人發x x服裝集團生產的t恤衫1件)

　　10.會務工作：安排提前來的外地來賓在市中心花園大酒店報到、住宿。 安排交通車接送來賓。 展示會后安排工作午餐。

　　問題討論：

　　小李的會議方案有無改進的地方？

　　案例四 請柬發出之后

　　【職業情景】

　　某機關定于某月某日在單位禮堂召開總結表彰大會，發了請 柬邀請有關部門的領導光臨，在請柬上把開會的時間、地點寫得一清二楚。

　　接到請柬的幾位部門領導很積極，提前來到禮堂開會。一看會場布置不像是開表彰會的樣子，經詢問禮堂負責人才知道，今天上午禮堂開報告會，某機關的總結表彰會改換地點了。幾位領導同志感到莫名其妙，個個都很生氣，改地點了為什么不重新通知? 一氣之下，都回家去了。

　　事后，會議主辦機關的領導才解釋說，因秘書人員工作粗心， 在發請柬之前還沒有與禮堂負責人取得聯系，一廂情愿地認為不會有問題，便把會議地點寫在請柬上，等開會的前一天下午去聯系，才知得禮堂早已租給別的單位用了，只好臨時改換會議地點。

　　但由于邀請單位和人員較多，來不及一一通知，結果造成了上述失誤。盡管領導登門道歉，但造成的不良影響也難以消除。

　　問題討論：

　　這個案例告訴秘書在會議準備時應注意什么問題呢？

　　案例五 會議方案制訂

　　【職業情景】

　　中迅顯示器有限公司是我國主要的電腦顯示器生產基地之一，去年實現銷售額8億元人民幣，產品30％出口海外，并不斷保持產量連年遞增的勢頭，質量管理也達到了同行業的先進水平。為適應生產規模的進一步擴大，去年底，該公司又擴建了1萬平方米廠房，增加了3條國際先進的生產流水線，使顯示器年生產能力達到了100萬臺。

　　產量增加了，銷售必須跟進。目前，中迅顯示器有限公司在全國設有300多個代理商，為了讓代理商更多地了解公司的發展，同時展示其即將推向市場的新產品的優勢及性能，研究如何擴大產品銷售等問題，公司領導決定8月8日一10日在上海市召開一次全國代理商會議，由公司總經理介紹企業的基本概況及發展遠景；研發部經理介紹、演示新產品的性能、核心技術及測試結果；生產部總監介紹目前企業的生產能力及生產情況；銷售部總監介紹公司產品的銷售情況；公司主管副總經理就下一步銷售策略、銷售政策及開展銷售競賽評比等事項做專題發言。同時，選擇東北、華北、華南三位銷售代表介紹各自的經驗，最后表彰50家優秀代理商。會議期間，還要組織與會代表參觀企業，利用一個晚上的時間舉辦一場聯歡晚會，安排代表游覽上海市內的幾個景點。

　　為保證會議的成功舉辦，公司還決定會議地點安排在上海國際會議中心，食宿也在上海國際會議中心。同時各部門抽調10人組成大會籌備處，由張副經理負責，具體工作包括準備會議所需文件、材料，寄發會議通知，接待，安排食宿，布置會場，聯系上海國際會議中心及旅游景點，預訂返程車、船、機票，邀請新聞媒體，組織聯歡晚會，購置禮品等。總經理還特別強調，要在保證會議隆重、熱烈、節儉的前提下，盡量讓代表們吃好、住好、玩好。

　　根據公司領導的意見，張副經理立即從各部門抽調了10位同志成立了大會籌備處，并召開了會務工作會議，對會議準備工作進行了部署和分工。 實訓要求：