秘書實務實訓

　　案例四 電話“擋駕”的藝術

　　愛達公司的丁秘書正埋頭起草一份文件，電話鈴響了，拿起電話，丁秘書聽著對方的聲

　　音，辨別出又是那位推銷員朱磊打來的電話。第一次他來電時，丁秘書聽著朱磊的自我介紹，判斷這電話不是經理正在等的電話，也不是緊急要是。于是她說：“很抱歉，經理不在 。請你留下姓名、地址、回電號碼，我會轉達給經理的。”可對方非要找經理不可。掛斷電話，丁秘書就此事匯報了經理。經理聽后，告訴她，曾在一次交易會上見過此人，印象不佳，不想和他有生意上的來往。十天前，朱磊又來電話，丁秘書說：“對不起，經理仍然不在。我已將你的情況和要求轉告給經理，目前他非常繁忙，尚未考慮與你聯系。”隨即主動掛斷了電話。

　　現在，朱磊第三次來電，丁秘書應該怎么辦？ 思考題：

　　1、 假如你是丁秘書，你怎樣做？ 2、 秘書接聽電話時，首先應做些什么？ 3、 秘書怎樣審查來電？

　　4、 秘書在電話中應怎樣既作到為領導“擋駕”，又不得在言語行動上失禮，冒犯對方？ 5、

　　案例五 秘書怎樣接聽業務電話

　　中外合資的榮成貿易有限公司楊珊瑚小姐是位剛畢業的涉外秘書專業的本科生，因總經理秘書吳小姐即將升任公共關系部經理，總經理安排楊小姐跟隨吳小姐學習，有意讓其接任吳小姐的職務。但近一段時間，總經理正好有事出差。由于有吳小姐的努力，公司的一切倒也井井有條。這一天，吳小姐代表公司外出協商一件事，楊珊瑚坐鎮辦公室。“滴鈴鈴，滴鈴鈴”，電話響了，下面是楊小姐與對方的一段談話：

　　來電者：是榮成貿易有限公司嗎？ 楊小姐：是。

　　來電者：你們老板在嗎？

　　楊小姐：不在，我是他的秘書，有什么事請跟我講。 來電者：你們的乳膠手套多少錢一打？ 楊小姐：1.8美元。 來電者：1.6美元賣不賣？ 楊小姐：不行的，對不起。

　　楊小姐說完，“啪”掛上了電話。 思考題：

　　1、 仔細分析以上對話，你發現了什么問題？ 2、 作為秘書應怎樣接聽有關業務的電話？ 3、 楊小姐還有可能接替吳小姐擔任總經理秘書嗎？

　　案例六 妙辭不速之客

　　胡秘書正在辦公室忙著，近來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經理約好的。但胡秘書一查經理的日程安排，卻并沒有發現有約會。但既然說與李總經理有約，也可能是經理親自約定的，結果名片一看，是某家雜志社廣告業務部錢經理。憑直覺胡秘書覺得對方是個推銷員，但仍然很熱情的請坐、端茶，然后問道：“您是否和李總約在上午見面？“

　　對方回答：“如果方便，我希望很快見到李總。“

　　胡秘書明白了，肯定沒有約會。即使是李總親自約定的，也會有具體準確的約會時間。“您看，很不湊巧，今天上午李總剛好有個臨時會談。我馬上設法和他取得聯系，告訴他您在這等候。或者另約時間，可以嗎？”

　　錢經理馬上表示同意。胡秘書接著說：“您看我怎么向李總匯報您的情況？” 經交談，胡秘書很快清楚了，來訪者是為雜志社編輯本市最新工商名錄做廣告、拉客戶的。這類事不是第一次遇到，胡秘書知道接待不可草率生硬，來訪者中不乏“無冕之王”，還須“恭敬送神”好。