機關應用文寫作（二）

　　這段話看起來象是“指示”，是上級向下級布置工作，提出要求。實際完全不是這么回事，恰恰是下級向上級和一些兄弟單位作匯報。這就很不得體，很不切合身份了。那么，這是怎么造成的呢?關鍵在于一系列“要”字把事情搞壞了。匯報只能用計劃、打算、商討、請示性的語氣來寫，最忌諱使用必須、應該、一定等命令式的語氣。不然，這個機關應用文的文種性質就發生了變化，它的效果、影響也完全不一樣了。這段話可以作這樣的修改：

　　“當前，我們正著重解決商業、服務業人員對待顧客‘冷、頂、撞、推’，甚至打罵顧客的不良傾向。我們準備繼續搞好以遵守社會主義商業道德為主要內容的職工脫產輪訓，樹立人人信守商業道德，處處講求文明禮貌的新風尚。”以下各句統統去掉“要”字，只在“要建立包括……”一句中，把“要”字換作“我們還準備”，這段文字就能恢復它本來的匯報的性質，也符合匯報者的身份。

　　二說“親自”。在一些機關應用文中，特別是簡報、報告、總結、匯報提綱里，談到領導同志的活動、言論，常常同“親自”聯系起來，什么“領導親自到會作重要講話”、“領導親自主持會議”、“領導親自參加植樹活動”、“領導親自到建筑工地視察”等等。在一份簡報里有這樣一段話：“在落實知識分子政策中，各單位黨組織的主要負責人，親自主持研究方案，親自開會部署、作動員，親自主持召開知識分子座談會，親自參加談心活動。”短短六十多個字，竟用了四個“親自”，實在是用濫了，不僅完全多余，而且成了一種毛病，使人感到俗不可耐。目前在人們當中傳為笑談的所謂“親自吃飯”、“親自睡覺”、“親自打牌”，“親自跳舞”等，都是對濫用“親自”的一種譏諷和嘲笑。

　　那么，為什么一些作者愛用“親自”呢?無非兩個方面的原因：一是強調領導對某項工作、某個事件、某項活動的重視；二是強調事情本身的重要，借領導參與、涉足的名義，擴大影響。也還有的認為里面難免有“取悅”、“討好”、為領導“貼金”之嫌，這就說不清楚了。

　　其實，不論強調某項工作的重要，還是強調領導對某項活動的重視，都完全可以不用“親自”而同樣能夠達到目的。比如前述那份簡報中的一段話，如果把它改為：“在落實知識分子政策中，各單位黨組織的主要負責人，主持研究方案、開會部署、作動員，并召開知識分子座談會，參加談心活動。”不是絲毫無損于領導的重視嗎?因為已經有了主要負責人，那么對于“主持”，人們決不會理解為是別的人的活動；同樣的，開座談會、作動員、參加談心活動，也決不會算到別人的帳上。如此說來，那四次出現的“親自”二字，都是多余的了。但愿在我們的機關應用文中，盡可能以至杜絕多余的話，多余的詞和字，使它更樸實，更雅致，更大方。

　　三說“問題”。“問題”一詞，在機關應用文中使用得更多、更普遍、也更隨便。以至于用成了“問題”，人們往往還不認識它是“問題”，可見“問題”到了何等嚴重的地步。下面是一篇關于小城鎮建設的調查報告中的一段話：“目前，小城鎮建設需要研究和解決的有六個問題。一、具體政策問題，主要有：(1)關于建鎮問題。這個問題又包括兩個問題……。”讀了這段不太長的文字，首先一個感覺，就是很別扭。大問題套著小問題，好象在做文字游戲。仔細分析全文，作者所說的“建鎮問題”，是指建鎮的標準，以及建鎮后的職能和待遇。這本來可以直截了當地具體寫出來，卻偏要用“……”問題”來概括，往往把最本質的東西淹沒在不恰當、不確切、更不高明的概括之中了。機關應用文中的概括，一定要準確、明晰、貼切，不能大而化之，籠而統之。上述調查報告中的“關于建鎮問題”，干脆明明白白地寫成“建鎮的標準和建鎮后的職能等沒有明確規定”，豈不是更清楚嗎?這樣反倒可以免除一些“問題”。