機關應用文寫作（二）

　　《國家行政機關公文處理辦法》在公文格式一章還專門列了一條，即：“公文紙一般用十六開型(長260毫米、寬185毫米)左側裝訂。‘布告’、‘公告’、‘通告’用紙大小，根據實際需要確定。”有的單位還規定，文件的定稿，要用毛筆、鋼筆書寫，不得用鉛筆。這主要是為長期保存而定的。

　　以上講的書面制作格式，是機關應用文都要使用的。此外，具體到每一種文體，又按其性質和任務，分為三種情況：有相對穩定的撰寫格式的文體；無格式的文體；雖然沒有固定的撰寫格式，但某些部分有習慣性寫法的文體。

　　有相對穩定的撰寫格式的文體，主要有四種：

　　《法規》，標題應標出制定或發布法規的單位及法規的名稱，有的標題只標法規名稱，而把制定單位、批準部門和發布時間放在標題下面的括號內。正文的撰寫順序是：首先說明制定法規條例的依據、目的或背景，一般采取“總則”或“序言”的方式表達，也有作為第一條的；然后是法規的基本內容，可分章分條寫出；最后說明生效日期、解釋權限以及與其它法規條例的關系。這一部分有的以“附則”形式出現，有的作為最后一條。

　　《請示》，一般由六部分組成：標題，寫法是“關于……的請示”。臺頭，寫明上級機關或領導人的名稱，如“黨中央”、“某地委”、“某某委”等。請示原因，講明請示的背景和依據。請示事項，即需要審批的問題。肯定性要求，一般用語是“以上無不當，請批準”，“是否妥當，請批示”等等。最后是請示單位(或請示人)的名稱和成文時間，如需加印的還要加印。

　　《會議紀要》，如日常辦公會議和大型會議的紀要，前者除標題外，應順序列出會議時間、地點、主持人、參加人、會議內容、決議事項。后者則可根據情況，刪去其中一項或幾項。

　　《合同》，主要是，標題要標明合同性質，依次寫立合同人、訂立合同的目的、協議的條件、合同變更條件及雙方遵守的原則、份數及保存者、立合同人簽名蓋章、簽訂日期。如有中間人也要列在立合同人后面，簽名蓋章。有附件的，要在最后寫明附件名稱及份數。

　　有習慣性寫法的文體。比如《工作計劃》，除標題外，開頭是編寫計劃的目的意義，接著另起一段是方法步驟(包括措施、時間要求、組織領導等)，最后標明計劃的制訂者和制訂日期。又如《工作總結》，先寫基本情況，即概述工作背景和指導思想，再寫成績收獲、缺點問題、經驗體會，有的加一段下一步的奮斗目標。有些調查報告，也有一些習慣性寫法。但這些都不是固定的，常常因人、因時、因內容而變更。

　　不同時代的機關應用文，有不同的格式。我國社會主義時期的機關應用文，格式總的說是相對穩定的，但也不是一成不變的，也有一個不斷改進和完善的過程。我們應當在寫作實踐中，不斷總結經驗，不斷創新，逐步形成社會主義的、中國式的、科學的格式。但已經形成的行之有效的格式，卻不能任意改動。目前在機關應用文寫作上的主要問題之一就是有些同志頭腦中沒有格式的概念，因此常常出現混亂，使文件漏洞百出，有的甚至喪失效用。經常出現的毛病有：(1)格式不完善。有的文件應寫標題的沒有寫，應寫密級的漏掉了。還有的文件無編號或無成文日期，或應簽名蓋章的卻不簽名蓋章，結果失去法律效用等等。(2)次序顛倒。比如把發放范圍寫在文頭部分，而密級則寫在文尾部分。(3)張冠李戴。把《請示》的結尾“以上意見是否妥當，請批示”，寫在《報告》上等等。