機關應用文寫作（二）

　　法規性文體，包括《法律》、《條例》、《規定》等，它在機關應用文中是可以獨立成體系的一種文體，有一套用語和寫法。

　　以上分類，雖然較為實用，較為合理，但也是大體而言的。事實上，許多文體，有的互相交叉，有的各種文體的特點兼而有之，很難嚴格、確切地歸類，比如，《工作總結》、《工作計劃》、《調查報告》等，即是呈報性又帶有指示性，是兩種功能兼而有之的。《情況報告》、《簡報》等，一般只往上級報送，但有時因工作需要，在履行了一定的審批手續后，也發給下級機關和有關人員作為參考。這就帶上了指導性。有些文件是否上報下發，或發給左鄰右舍、平行機關，常常不是由文件的“類型”決定的，而是根據工作的需要。

　　墨子曾說：“夫辭，以類行者也，立辭而不明于其類，則必困。”(《墨子閑話•大取第四十四》)這就明確指出了文章分類的必要性和重要性。對于機關應用文同樣適用。

　　第一章　如何掌握機關應用文寫作的規律

　　第四節　機關應用文的格式

　　文章的格式，是指文章相對穩定的制作規格或式樣，它屬于表現形式的范疇。不同的內容，不同的使用范疇和使用目的，有不同的格式。國家機關工作的統一意志，嚴肅周密，講究效率的特點，決定了機關應用文必須有一個方便工作、統一嚴謹的格式。古今中外，歷代政權，都十分重視機關應用文的格式。我國歷史上不少朝代對文書名稱、開頭結尾、陳述順序以及用語、書寫等，有著不同程度的規定。有的要求十分嚴格，如果違反，輕則受責、重則治罪。由于階級的局限和等級尊卑制度的桎梏，致使有些朝代過分注重格式，發展成了僵硬的形式主義和文牘主義。

　　機關應用文的格式，包括書面制作格式和文種撰寫格式。書面制作格式，《國家行政機關公文處理辦法》第三章作了明確規定，即無論哪類文種，在文件制作時，一般都由標題、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度、主送機關、正文、附件、印章、發文時間、抄送機關、附注等部分組成。同時規定了十條原則：一、公文標題，應當準確簡要地概括公文的主要內容，一般應標明發文機關和公文種類。二、發文字號，包括機關代字、年號、順序號。幾個機關聯合發文，只標明主辦機關發文字號。三、公文一律加蓋印章。上報國務院的公文，應注明簽發人。四，秘密公文應分別標明“絕密”、“機密”、“秘密”。五、緊急公文應分別標明“特急”、“急”。六、請示一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應用抄報形式。七、公文如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序。八、發文機關應寫機關全稱或規范化簡稱，幾個機關聯合發文，應將主辦機關排列在前。九、會議通過的文件，應在標題之下，正文之前注明會議名稱和通過日期。十、文字從左至右橫寫、橫排。少數民族文字按其習慣書寫、排板。

　　這份文件大體可分解為三部分：

　　文頭部分。左上方是文件編號，寫明該文件總印數的次序，以便于統計、收發登記、借閱查找；接下行是文件名稱，由發文單位的名稱和“文件”二字組成，用紅色大號字體印在文件上部的正中間，使人一眼就可看出文件的性質和重要程度。有時也用黑色。如果幾個單位聯合發文，應把各單位名稱都排列上；文件名稱下面是用小字號排印的發文機關代字、發文年號和該年度的發文序號。它不僅便于統計、收發、查找，而且往往代替較長的標題，便于引用。如果幾個單位聯合行文，一般只用一個與文件關系最直接的單位的發文序號，有時也并列幾個單位的發文序號。機關的代字是固定不變的，比如，“中發”是中共中央文件，“國發”是國務院文件，“京發”是中共某某地委文件，“京政發”是某某地人民政府文件等。在確定代字時，要避免和其它單位重名，一旦確定了，就不能任意變動。下面一條橫線，把文頭和行文部分隔開，一般是用紅線(或黑線，和文件名稱同一顏色)，中間印一個五角星。